Dlaczego forma przechowywania kopii paragonów jest tak ważna?

Wydawanie paragonów fiskalnych to obecnie bardzo popularny temat. Zainteresowanie tym zagadnieniem ma związek m.in. z tym, że już w 2018 roku mają się pojawić dowody sprzedaży w formie elektronicznej (o czym zresztą ostatnio pisaliśmy). W dzisiejszym wpisie wyjaśnimy jednak, co należy robić z kopią paragonów fiskalnych? I odpowiemy na pytania, które dotyczą przyszłości przechowywania tej dokumentacji.

Ogólnie o obowiązku archiwizowania danych

Zgodnie z przepisami, które funkcjonują w naszym kraju, podatnik musi przechowywać kopię każdego wystawionego i wydanego paragonu fiskalnego. Co więcej, prawo jasno definiuje wymagany okres archiwizowania tych dokumentów. W regulacjach jest powiedziane wprost, że podatnik musi przechować każdą kopię paragonu przez 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wydany konsumentowi. Warto również podkreślić, że obowiązkiem przedsiębiorcy jest dbanie o to, aby omawiana tu dokumentacja była czytelna i łatwa do udostępnienia na wypadek kontroli organów skarbowych.

Kopia elektroniczna lub papierowa

Jak powszechnie wiadomo, obecnie na rynku dostępne są urządzenia fiskalne, które przechowują kopię paragonów w formie elektronicznej lub papierowej. W rezultacie, każdy przedsiębiorca może wybrać sposób archiwizowania danych. Przy podejmowaniu decyzji warto jednak uwzględnić plusy i minusy obydwu rozwiązań. Bo chociaż kasa z kopią papierową będzie tańsza, urządzenie tego typu okaże się droższe w eksploatacji – od modelu z kopią elektroniczną. Co więcej, codzienne używanie drugiego rodzaju technologii jest po prostu wygodniejsze. I co najważniejsze, pozwala na dodatkowe zabezpieczenie cyfrowej kopii paragonów fiskalnych.

Co się zmieni w obowiązkach podatnika?

Na naszym blogu pojawił się wpis dotyczący systemu kas fiskalnych online. Trudno o tym nie pisać, skoro to obecnie najgorętszy temat w branży 😉 Wracając jednak do dzisiejszego zagadnienia… Do jakich zmian dojdzie w sposobie przechowywania kopii paragonów fiskalnych? Kluczowe wydaje się to, że ustawodawca przewiduje stopniowe wycofywanie z użytku kas z technologią papierową. W rezultacie, po wprowadzeniu systemu online nie będzie już można kupić kasy drukującej kopię paragonu na dodatkowej rolce. Zamiast tego, nowe urządzenia zostaną wyposażone w tzw. pamięć chronioną. Technologia ta będzie wspomagała pracę pamięci fiskalnej i to właśnie na niej będą zapisywane wszystkie czynności, do wykonania których podatnik wykorzystuje swoją kasę.