Faktura do paragonu i uproszczona faktura – co łączy te zagadnienia?

Przedsiębiorcy, którzy współcześnie korzystają z urządzeń fiskalnych, wystawiają przy użyciu swoich technologii sprzedaży różne dokumenty dla klientów. W większości przypadków chodzi tutaj oczywiście o paragony, czyli wydruki potwierdzające zarejestrowanie transakcji. Co jednak wspomniane dokumenty mają wspólnego z fakturami oraz tzw. uproszczonymi fakturami? Okazuje się, że w obydwu przypadkach kluczowa jest obecność NIP-u nabywcy na paragonie fiskalnym.

Faktura do paragonu – zmiany od 1 stycznia 2020 roku

Zacznijmy może od zagadnienia, które jest ważne z punktu widzenia wielu podatników. Przedsiębiorcy często bowiem oferują swoim klientom wystawienie faktury do paragonu fiskalnego. Ta kwestia jest ściśle regulowana przez ustawę o podatku od towarów i usług. Co ważne, niedawno doszło do istotnych zmian we wspomnianym akcie prawnym. Ustawodawca dodał tam zasadę, zgodnie z którą fakturę do paragonu będzie można zrealizować tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy (w części fiskalnej).

Zmiana w przepisach zacznie obowiązywać już od 1 stycznia 2020 roku. Warto też zaznaczyć, że nowa zasada będzie dotyczyła tych paragonów, które przedsiębiorca wystawi po wspomnianym terminie. Co więcej, ustawodawca wprowadził zapis o konsekwencjach nieprzestrzegania przepisów. Za wystawienie faktury do paragonu, który nie zawiera NIP-u nabywcy, na przedsiębiorcę zostanie nałożone dodatkowe zobowiązanie podatkowe – w wysokości 100% kwoty VAT na danej fakturze.

Kiedy paragon staje się uproszczoną fakturą?

Kolejną kwestią, w przypadku której NIP nabywcy na paragonie fiskalnym ma ogromne znaczenie, jest tzw. uproszczona faktura. Kiedy mamy do czynienia ze wspomnianym dokumentem? Zgodnie z obowiązującymi przepisami, muszą wtedy zostać spełnione 2 warunki. Po pierwsze, kwota do zapłaty na paragonie fiskalnym nie może przekroczyć 450 zł (albo 100 euro). Po drugie, paragon musi zawierać m.in. właśnie NIP nabywcy (umieszczony w części fiskalnej takiego wydruku). Dopiero wówczas klient może wykorzystać uproszczoną fakturę np. przy sporządzaniu deklaracji podatkowej VAT.

NIP nabywcy na paragonie fiskalnym – jak to zrobić?

Teraz pewnie zastanawiacie się, jak umieścić NIP nabywcy na paragonie fiskalnym? Po pierwsze, można to zrobić tylko wtedy, gdy stosowane urządzenie rejestrujące (a w przypadku drukarki – także oprogramowanie sprzedażowe) posiada odpowiednią funkcjonalność. A omawiane rozwiązanie technologiczne nie zawsze było standardem w technologiach sprzedaży. Po drugie, NIP nabywcy da się umieścić na paragonie wyłącznie podczas rejestrowania danej transakcji, czyli przed „zamknięciem” sprzedaży i wydrukowaniem dokumentu fiskalnego. Po trzecie, znaczenie ma rodzaj stosowanego urządzenia…

Kasa fiskalna z NIP-em nabywcy na paragonie nie wymaga skomplikowanych operacji, prowadzących do wystawienia paragonu z danymi klienta. Użytkownik takiej technologii musi po prostu odnaleźć pożądaną funkcjonalność w menu urządzenia i ręcznie wprowadzić podany ciąg cyfr. Po zatwierdzeniu i „zamknięciu” sprzedaży, kasa wydrukuje paragon fiskalny z NIP-em nabywcy.

Drukarka fiskalna z NIP-em nabywcy na paragonie, jak każde urządzenie tego typu, musi współpracować z oprogramowaniem sprzedażowym. I to właśnie w interfejsie programu komputerowego należy szukać funkcji wystawienia paragonu z NIP-em klienta. Po odnalezieniu takiej opcji również należy ręcznie wprowadzić dane identyfikacyjne nabywcy i zatwierdzić ich obecność na dokumencie.

Powyższe sposoby stanowią, rzecz jasna, bardzo ogólny opis. W przypadku każdego urządzenia fiskalnego warto posiłkować się np. instrukcją obsługi danego modelu. Niekiedy dobrym rozwiązaniem będzie również kontakt z firmą, która jest odpowiedzialna za serwisowanie naszej kasy bądź drukarki.