Jak to jest z tanimi kasami rejestrującymi?

Wiele czynników ma znaczenie przy wyborze odpowiedniej kasy rejestrującej. Dla jednych będą to konkretne parametry, dla drugich kwestie dotyczące konstrukcji, dla trzecich – wybrane funkcjonalności. Zwykle jednak wszystkich łączy jeszcze inny aspekt, a mianowicie cena. Dla sporej części przedsiębiorców okaże się on wręcz kluczowy. Rodzą się zatem pewne pytania: czy dobra kasa fiskalna musi być droga? Czy obniżanie kosztów, na zasadzie rezygnacji z danych rozwiązań, zawsze się opłaca? I jak jeszcze można zmniejszyć wydatki wynikające z zakupu tego typu urządzenia?

Z jakich kas fiskalnych korzystają przedsiębiorcy?

Tak postawione pytanie może się wydawać trudne, bowiem obejmuje spory zakres technologicznych możliwości i zależności biznesowych. Ale paradoksalnie – w związku z tym, że tego typu urządzenia służą przede wszystkim ewidencjonowaniu obrotu, łączy je bez wyjątku jeszcze jedna, zasadnicza kwestia.

Ze względu na poważną rolę wspomnianych technologii sprzedaży, ich standardy konstrukcyjne, funkcjonalne i użytkowe mają wymiar prawny. Mówiąc dokładniej: muszą być spełnione odpowiednie warunki i wymogi, aby urządzenie zostało dopuszczone do sprzedaży i późniejszej pracy (za sprawą decyzji, wydawanej przez Główny Urząd Miar). Zasadom tym podlega każda kasa fiskalna – najtańsza czy najdroższa, najprostsza oraz najbardziej zaawansowana technologicznie.

W związku z tym, można być spokojnym o przygotowanie poszczególnych modeli do ewidencjonowania obrotu. Nawet te oferowane za najniższą cenę, jeśli mają ważną homologację (decyzję GUM), są przystosowane do kryteriów zawartych w przepisach i posiadają wszystkie niezbędne rozwiązania, potrzebne do sprawnego rejestrowania sprzedaży towarów lub usług.

Potrzeby firmy i ustawowa ulga

Oczywiste jest, że najtańsze kasy fiskalne nie będą posiadały tylu funkcjonalności czy tak wysokich parametrów, co najnowocześniejsze modele, za które trzeba będzie więcej zapłacić. To naturalna sytuacja, występująca również w przypadku innego rodzaju urządzeń. Warto jednak w tym miejscu zaznaczyć kilka kwestii.

Po pierwsze, nawet najprostsze modele potrafią być wyposażone w praktyczne i korzystne opcje. Wystarczy wspomnieć choćby o klawiaturach zawierających definiowalne przyciski funkcyjne (do tworzenia własnych skrótów dla danych pozycji towarowych czy konkretnych rozwiązań urządzenia) lub prostym w obsłudze mechanizmie drukującym. Niektóre tanie kasy oferują nawet zapis kopii paragonów w formie elektronicznej.

Po drugie, zanim będziemy myśleć o tym, co jest tańsze, zastanówmy się, co będzie lepsze dla naszego biznesu. Dla jego specyfiki oraz indywidualnych potrzeb. Może się bowiem okazać, że w przypadku prowadzonej działalności pewne zaawansowane rozwiązania staną się zbędne czy może nawet nie do zastosowania – a wtedy inwestowanie w nie mija się z celem. Z drugiej strony, opcje takie jak wspomniana elektroniczna kopia paragonów, choć podwyższają cenę urządzenia, w rzeczywistości mogą się bardzo opłacić: dla komfortu wykonywania fiskalnych obowiązków, dla wygodniejszego zarządzania danymi, wreszcie – dla zmniejszenia permanentnych wydatków, związanych z materiałami eksploatacyjnymi. Modele z modułem kopii elektronicznej wykorzystują do pracy tylko jedną rolkę papieru termicznego, a więc da się założyć, że koszt tego rozwiązania będzie się sukcesywnie zwracał.

Po trzecie wreszcie – zakup pierwszego urządzenia rejestrującego i dopełnienie wszelkich, związanych z tym formalności, uprawnia do uzyskania ustawowej ulgi. Zwrot części wydanej kwoty może odegrać istotną rolę w kwestii wyboru konkretnego modelu kasy fiskalnej.