Jaka jest rola książki serwisowej?

Mimo, że kolejne rozporządzenia MF mówią niby o zwolnieniach z tej konieczności, w rzeczywistości poszerzają one grono przedsiębiorców, którzy muszą rozpocząć ewidencję obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego. Ale to, co czeka podatników, to nie tylko zakup odpowiedniej kasy lub drukarki oraz jej prawidłowa instalacja. To także szereg dodatkowych obowiązków do wykonywania w trakcie prowadzenia działalności handlowej.

A w końcu jest ich parę – wiedzą to dobrze ci przedsiębiorcy, którzy już musieli się z nimi zmierzyć. I nie chodzi tu tylko o wystawianie i wydawanie klientom paragonów, ale również przechowywanie ich kopii. Ponadto: wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych, zgłaszanie urządzenia fiskalnego na obowiązkowe przeglądy techniczne czy też posiadanie prawidłowo wypełnionej książki serwisowej. Jest więc o czym mówić, ale tym razem skoncentrujemy się na ostatniej z wymienionych kwestii.

Książka serwisowa – co to właściwie jest?

Dlaczego cały wpis poświęcamy książeczce, która jest dołączona do kasy lub drukarki fiskalnej? Zazwyczaj, przy innych urządzeniach, „tego typu papiery” leżą w opakowaniu albo szufladzie nieużywane i zapomniane (instrukcje, gwarancje, ulotki itp.). Owszem – tylko, że wspomniane technologie sprzedaży nie należą do zwyczajnych urządzeń. Wręcz przeciwnie, ich cel i działanie ściśle określają przepisy, których bezwzględnie należy przestrzegać. Od kas i drukarek zależy prawidłowa ewidencja obrotu, co bardzo interesuje Urząd Skarbowy. Stąd też obowiązkowe przeglądy techniczne, a wraz z nimi – książka serwisowa.

Dokument ten zawiera najważniejsze informacje na temat zakupionego przez nas urządzenia (nazwa, model, numer fabryczny, numer unikatowy), jego producenta, a także firmy, która wykonała fiskalizację (adres), serwisanta głównego oraz serwisanta rezerwowego (zazwyczaj dealer, u którego nabyliśmy dany model, odpowiada również za opiekę serwisową). Ponadto, w książeczce tej znajdziemy adnotacje związane z wszelkimi poczynionymi naprawami, przeglądami oraz interwencjami serwisu.

Od przechowywania do wyrabiania duplikatu

Książka serwisowa to istotna część dokumentacji, świadczącej o prawidłowości (uczciwości) prowadzonej przez nas ewidencji obrotu. W zasadzie stara się ona wykluczyć obecność ewentualnych komplikacji technicznych – co oznacza, że jeśli w ewidencji został popełniony błąd, to najprawdopodobniej wynika on z postępowania podatnika. I dlatego właśnie książka serwisowa musi się zawsze znajdować tam, gdzie została zainstalowana (i gdzie pracuje) kasa bądź drukarka rejestrująca. Przedsiębiorca jest zobowiązany okazać dokument na każdą prośbę uprawnionego serwisanta lub przedstawicieli organów skarbowych (np. podczas niezapowiedzianej kontroli).

Jeśli jednak książka serwisowa uległa zniszczeniu bądź została zgubiona, podatnik jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym zdarzeniu Urząd Skarbowy. W dalszej kolejności powinien jak najszybciej zgłosić do producenta z pisemną prośbą o wyrobienie duplikatu dokumentu. Brak książki serwisowej może bowiem doprowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji ze strony US, konieczności zwrotu ulgi za zakup urządzenia fiskalnego, a także odmowy serwisu w związku z dalszymi naprawami oraz konserwacjami użytkowanej technologii sprzedaży.