Gdy już określimy wymagania naszego przedsiębiorstwa, sprecyzujemy, jakie rozwiązania technologiczne w pełni na nie odpowiedzą i skonfrontujemy tę wiedzę z ofertą dostępną na rynku – możemy wybrać oraz kupić potrzebne nam urządzenie fiskalne. Ale jeszcze nie zacząć używać. Zanim do tego dojdzie, musimy przejść całą procedurę instalacyjną, ustanowioną przez Ministerstwo Finansów. Dopiero wtedy nasza firma zacznie działać w pełnej zgodzie z obowiązującymi przepisami.
Przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z urządzeniem rejestrującym sprzedaż, mogą czuć się niepewnie wobec czekającego ich zadania. Niemniej jednak, gdy wiemy już, na czym dokładnie polega proces instalacyjny, nie mamy powodu obawiać się go. Wręcz przeciwnie – realizacja wszystkich wymogów prawnych w obowiązujących terminach może przynieść finansowe korzyści. Ale wszystko po kolei…
Od czego zaczynamy?
Od tak zwanego zgłoszenia przedinstalacyjnego. Proces rozpoczyna się od rejestracji urządzenia fiskalnego, czy odpowiedniego, pisemnego zawiadomienia do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Dokument ten powinien zawierać wszystkie najważniejsze dane, takie jak imię i nazwisko (lub nazwę) podatnika, jego NIP, planowaną liczbę urządzeń fiskalnych oraz dokładne adresy miejsc, w których będą one wykorzystywane, no i oczywiście – termin instalacji. Pismo może być dostarczone zarówno osobiście, jak i listownie. Najważniejsze jednak, żeby zostało to wykonane nie później, niż 1 dzień przed datą rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej.
Co się dzieje później?
Przychodzi czas na fiskalizację – najważniejszą operację w całym procesie instalacyjnym. Czym ona jest w praktyce? Przełączeniem funkcjonowania kasy lub drukarki rejestrującej z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Działanie to jest jednorazowe i nieodwracalne, a ponadto może się go podjąć tylko uprawniony serwisant (najczęściej reprezentujący firmę, u której dokonaliśmy zakupu). Od momentu zakończenia przez niego fiskalizacji, każda czynność przeprowadzona na urządzeniu jest zapisywana i współtworzy dokumentację naszej ewidencji obrotu. Z tą chwilą możemy też rozpocząć sprzedaż oraz wystawianie paragonów dla klientów.
Na czym kończymy?
Na kolejnym pisemnym zawiadomieniu do Urzędu Skarbowego, nazywanym zgłoszeniem poinstalacyjnym. Podobne dokumenty napływają z 2 stron: od podatnika i od firmy zajmującej się serwisem urządzenia. Nasze zawiadomienie musi dotrzeć do na miejsce nie później, niż 7 dni od przeprowadzonej fiskalizacji. Tym razem również od nas zależy, czy sami dostarczymy pismo, czy też zrobimy to drogą pocztową – w przypadku drugiego rozwiązania będzie się liczyć data widniejąca na stemplu pocztowym. W odpowiedzi na zgłoszenie otrzymamy numer ewidencyjny, który musi znaleźć się na obudowie kasy lub drukarki fiskalnej – trwale i w widocznym miejscu. Możemy go nanieść przy użyciu niezmywalnego markera albo specjalnej naklejki.
Jak widać – procedura ta nie sprawia astronomicznych trudności. Co nie zmienia faktu, że lepiej nie odwlekać jej w nieskończoność, na ostatnią chwilę, skoro mamy świadomość, że i tak nas ona czeka. Jeśli zadziałamy odpowiednio wcześniej, to tylko na tym zyskamy: spokojnie nauczymy się obsługi kasy lub drukarki, zyskamy pewność, że nie przekroczymy żadnego terminu, a także, dzięki spełnieniu wszystkich wymogów, będziemy mogli skorzystać ze specjalnej ulgi. Na czym ona polega? Przedsiębiorca kupujący pierwsze urządzenie fiskalne ma prawo ubiegać się o zwrot nawet 90% wydanej kwoty. Wprawdzie, ulga nie może przekroczyć wysokości 700 zł, niemniej taka refundacja potrafi również mieć istotne znaczenie przy zakupie wybranej technologii sprzedaży.
Dla tych, którzy mają pewne obawy związane z rejestracją urządzenia fiskalnego: naprawdę, nie ma czego się bać 🙂 to nie jest wcale takie trudne, wystarczy tylko krok po kroku, spokojnie dopełniać wszystkich formalności, o których zresztą poinformują często w samym sklepie z urządzeniami fiskalnymi