W przypadku wielu działalności, handlujących towarami lub świadczących usługi na rzecz klientów indywidualnych, występuje obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego. I tu często kończą się „jasne konkrety”, a zaczynają wątpliwości. Dotyczą one różnych kwestii, np. wyboru właściwego modelu i odpowiednich rozwiązań technologicznych. Zanim jednak wejdzie się w szczegóły wspomnianej dziedziny, warto poznać jej podstawy – oraz podjąć związane z nimi decyzje.
Kasa vs drukarka – jeden nadrzędny cel, dwie możliwości
Wdrożenie w przedsiębiorstwie urządzenia rejestrującego to konieczność w przypadku różnych branż i działalności gospodarczych. Tak po prostu jest skonstruowane prawo. Ale to nie jedyna istotna kwestia, związana z tego typu technologiami sprzedaży. Od nich też bowiem, w jakiejś mierze, będzie zależał komfort i efektywność zarządzania biznesem. Zatem wybór odpowiedniego modelu okaże się z pewnością ważny – dlatego aby go dokonać, należy poznać zasadnicze różnice w ich działaniu.
Istnieją 2 rodzaje urządzeń rejestrujących, stworzonych do zgodnego z przepisami ewidencjonowania obrotu: kasy i drukarki fiskalne. Pierwsze charakteryzują się przede wszystkim samodzielnością, co oznacza, że nie potrzebują do prawidłowego funkcjonowania innych technologii. W przeciwieństwie do drugich, które w tym celu wymagają współpracy z komputerem oraz właściwym oprogramowaniem (sprzedażowym bądź sprzedażowo-magazynowym). Z kolei drukarki mogą zaoferować znacznie wyższe, niektóre parametry, niż kasy. Mowa tu zwłaszcza o liczbie obsługiwanych pozycji towarowych, ale nierzadko też o szybkości i różnorodności w zakresie wystawianych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych. Dalej różnice się zacierają, co można zauważyć na przykładzie aglomeracji warszawskiej i po tym, na przykład, jakie kasy fiskalne wybierają przedsiębiorcy z Pruszkowa. Obecnie bowiem mamy do dyspozycji zarówno mobilne drukarki, jak i kasy systemowe. Pierwsze z powodzeniem możemy zabrać w służbową podróż, drugie zaś posiadają zdecydowanie większą bazę PLU i zdolność do komunikacji z wieloma urządzeniami peryferyjnymi.
Tradycja vs nowoczesność, czyli kopie paragonów
Prawne zasady korzystania z urządzeń rejestrujących to nie tylko wprowadzanie danych, związanych z przebiegiem transakcji i wystawianie fiskalnych dowodów sprzedaży. To także szereg dodatkowych zadań, które podatnik musi skrupulatnie realizować. Chodzi m.in. o właściwe przechowywanie książki serwisowej, realizowanie raportów dobowych i miesięcznych czy też przechowywanie kopii wydrukowanych paragonów.
Jeśli chodzi o ostatni z wymienionych przykładów, przedsiębiorca ma do wyboru 2 drogi spełnienia tego wymogu. Współczesne kasy i drukarki rejestrujące są oferują tradycyjny bądź elektroniczny zapis kopii paragonów. Na czym one polegają? Istotą pierwszego jest naniesienie niezbędnych danych na dodatkową rolkę papieru termicznego. Takie wydruki należy przechowywać w odpowiednich warunkach (w suchym miejscu, bez dostępu do światła), ze względu na niską trwałość materiałów eksploatacyjnych. W drugim przypadku urządzenie korzysta tylko z jednej rolki, bowiem kopie dokumentów wydawanych klientom są umieszczane w formie cyfrowej na karcie pamięci. To droższe rozwiązanie technologiczne, jednak zapewniające wiele udogodnień. Dzięki niemu mamy szansę zmniejszyć wydatki na papier termiczny, zyskać łatwość archiwizacji i zabezpieczania danych (za pomocą komputera, pendrive’a, płyty DVD czy dysku zewnętrznego), a co najważniejsze – pozbyć się konieczności gromadzenia licznych wydruków.
Oczywiście, trafność wyboru – bez względu na to, czy mówimy o kasach, drukarkach, papierowych lub elektronicznych kopiach paragonów – będzie wynikać z naszych oczekiwań użytkowych oraz wymagań, jakie stawia prowadzona działalność gospodarcza. Charakter biznesu powinien wskazać właściwe rozwiązania, które korzystnie wpłyną na skuteczność handlu towarami lub świadczenia usług.
na szczęście mój biznes na to pozwala bo osobiście wolę kasy właśnie za to że są samowystarczalne