Zwroty, reklamacje – jak sobie z tym poradzić, gdy stosuje się kasę fiskalną?

Ewidencja zwrotów i reklamacji towarów

W artykule dotyczącym ewidentnych błędów na paragonach wspomnieliśmy już co nieco o konieczności prawidłowego uwzględniania zwrotów i reklamacji. Wydaje się jednak, że takie zagadnienia wymagają bardziej szczegółowego omówienia. Tym bardziej, że współcześnie wielu przedsiębiorców umożliwia swoim klientom skorzystanie z prawa do zwrotu bądź reklamacji. I zazwyczaj są to też podatnicy korzystający z kas fiskalnych.

Kolejna ewidencja w firmie

Ewidencja zwrotów i reklamacji to kolejna dokumentacja, obok m.in. ewidencji błędów na paragonach, którą muszą prowadzić użytkownicy kas fiskalnych. W obydwu przypadkach szczegółowe informacje na temat koniecznych czynności można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. A z czego wynika obowiązek prowadzenia dodatkowej ewidencji zwrotów i reklamacji? Przede wszystkim z tego, że żadne urządzenie rejestrujące nie pozwala na skasowanie ze swojej pamięci zarejestrowanej transakcji – wraz z danymi dotyczącymi m.in. należnych podatków. Nie da się też nigdy anulować wystawionego już paragonu fiskalnego. Dlatego jedynym sposobem na prawidłowe uwzględnienie zwrotu lub reklamacji jest umieszczenie wpisu w oddzielnej ewidencji. Później taką adnotację trzeba zresztą wykorzystać do wprowadzenia korekty sprzedaży w księgowości firmy, np. KPiR (księdze przychodów i rozchodów).

Informacje we wpisach i forma dokumentacji

Jakie informacje powinny się znaleźć w każdym wpisie, który dotyczy zwrotu bądź reklamacji? Zgodnie z przywołanym wcześniej Rozporządzeniem, trzeba tam umieścić m.in. datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, termin zwrotu lub reklamacji, zwracaną kwotę czy dane dotyczące należnych podatków. Do takiego wpisu należy też dołączyć 2 dokumenty. Po pierwsze, wydruk potwierdzający zawarcie transakcji (zazwyczaj paragon fiskalny). Po drugie, protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji, na którym widnieją podpisy sprzedawcy i nabywcy.

A co z formą prowadzenia takiej ewidencji? Podobnie jak przy oczywistych pomyłkach na paragonach fiskalnych, dokumentacja może się znajdować zarówno w teczce lub segregatorze, jak i zwykłym zeszycie. Innymi słowy, przepisy nie wskazują na konkretną formę ewidencji zwrotów lub reklamacji. Tylko od podatnika zależy czy będzie używał do tego zeszytu, czy też segregatora z wydrukami. Warto oczywiście przywiązywać wagę do porządku w takiej dokumentacji. Dzięki temu łatwiej będzie później wprowadzać korekty sprzedaży w księgowości przedsiębiorstwa. Co więcej, ewidencję zwrotów i reklamacji można „opisać”, tzn. umieścić tam informacje na temat firmy czy stosowanego urządzenia fiskalnego.

Jedna myśl w temacie “Zwroty, reklamacje – jak sobie z tym poradzić, gdy stosuje się kasę fiskalną?”

  1. jak na przepisy fiskalne, to ta „dowolność”, nawet jeśli chodzi jedynie o przechowywanie dokumentów, brzmi dość niestandardowo 😛 😉

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Odpowiedz poprawnie *