Ewidencjonowanie obrotu na kasie fiskalnej to często intensywna i długotrwała praca, wykonywana zresztą pod presją czasu. Nic więc dziwnego, że w trakcie realizowania takich obowiązków może dojść do pomyłki. Kasy fiskalne są przecież obsługiwane przez ludzi, a żaden człowiek nie jest zaprogramowany tak, aby nie popełniać błędów… Wracając jednak do tematu: w jaki sposób naprawić oczywistą pomyłkę na paragonie, który został już wystawiony przy użyciu kasy fiskalnej?
Pierwszy krok: założenie ewidencji pomyłek
Trudno uznać, że korzystanie z kasy fiskalnej ogranicza się tylko do wystawiania paragonów dla klientów. Niemniej, życie użytkownika urządzenia rejestrującego w dużej mierze kręci się wokół wspomnianych dokumentów. A już w szczególności należy dbać o to, aby na wystawianych paragonach fiskalnych znajdowały się poprawne informacje. I trzeba też zdawać sobie sprawę z tego, że nie da się skorygować oczywistego błędu na takim dokumencie za pomocą samej kasy rejestrującej. W tym celu przedsiębiorca musi prowadzić odrębną ewidencję, w której będzie uwzględniał oczywiste pomyłki na paragonach fiskalnych.
Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, taka dokumentacja może mieć dowolną formę, np. zeszytu czy teczki lub segregatora z wydrukami. Warto oczywiście zadbać o porządek w omawianej ewidencji. Z pewnością ułatwi to późniejsze wprowadzanie korekt w dokumentacji księgowej danej firmy, np. KPiR (księdze przychodów i rozchodów).
Drugi krok: prawidłowe adnotacje w dokumentach
Czy przedsiębiorcy mają pełną dowolność przy tworzeniu wpisów w ewidencji oczywistych błędów na paragonach fiskalnych? Forma prowadzenia tej dokumentacji nie jest regulowana przepisami, ale sposób sporządzania konkretnych adnotacji – już tak. Natomiast informacje na temat znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Regulacje przygotowane przez MF mówią o tym, że w każdym wpisie muszą się znaleźć m.in. następujące dane: wartość sprzedaży brutto i podatku należnego oraz opis okoliczności wystąpienia pomyłki na paragonie fiskalnym. Co więcej, oprócz konieczności umieszczenia odpowiedniej adnotacji w ewidencji błędów, podatnik jest również zobligowany do wydania klientowi prawidłowego dowodu sprzedaży.
A co ze zwrotami i reklamacjami?
Przy okazji omawiania błędów na paragonach fiskalnych, warto wspomnieć o tym, jak postępować w przypadku zwrotu towarów lub reklamacji produktu czy usługi. W takich okoliczności podatnik również jest zobligowany do prowadzenia odrębnej ewidencji. Podobnie jak przy dokumentacji dotyczącej pomyłek, można do tego wykorzystać nawet zwykły zeszyt. Niemniej, przepisy wymagają umieszczania konkretnych informacji we wpisach do ewidencji zwrotów i reklamacji. Tym razem będą to m.in. data sprzedaży, nazwa towaru lub usługi, termin przyjęcia zwrotu lub reklamacji, wartość brutto transakcji czy wysokość należnego podatku. Do takiej adnotacji trzeba też dołączyć dodatkowe dokumenty. Poza dowodem sprzedaży, powinien to być protokół przyjęcia zwrotu bądź reklamacji, który został podpisany zarówno przez sprzedawcę, jak i klienta.
nikt nie jest nieomylny, nie wyobrażam sobie, żeby jakiś przedsiębiorca nie musiał prowadzić takiej ewidencji błędów. dlatego uważam że tekst jak najbardziej wart uwagi :)))